会議をスムーズに進めるために、事前に決めておきたい 4項目 [ファシリテータ]

来る日も来る日も会議、カイギ、カイギ、もういい加減、会議なんてしなくていいんじゃないかと思われつつも、やっぱりなんとなく、そこへいないと情報から遅れていってしまう感じもするし、会議に出てないと仕事してないとか、プロジェクトへの参画意識を問われるんじゃないかと思われる不安があります。
meetingsまぁ、そうは言っても、必要のない会議には出たくはないですし、必要ある会議だとしてもだらだらせずにすぱっと終わりたい。
そうは言っても、下っ端だったりすると、なかなか「行きません」とは言い出せないという気持ちはよく分かります。

でも、今日はその話じゃありません。もうしばらく、ダメな先輩と付き合って会議に出てください。

今日は、会議を進行する側、または進行する人に進言が可能な人が対象です。
ひとまず、次の 4項目を、会議の前に決める、または決めさせましょう。まず、会議はそこからだ。

  1. 目的
  2. ゴール
  3. 役割分担/メンバー
  4. AGENDA/進行表

一つずつ、ご説明しましょう。

1.目的

Why?「会議を開催する目的」です。なんのために、この会議を実施するんですか?
「Why?」と開催者に尋ねてください。情報を連携したい、課題に対して解決策を検討したい、複数の検討事項から決定を下したい、など様々な理由があるでしょう。
さらに「Why?」と聞きましょう。情報を連携する理由、課題を解決しないといけない理由、一つの結論に導かないといけない理由、真の目的へどんどん掘り下げていってください。そして、その目的は、会議を開催するに値するのかどうかを判断しましょう。

人が集まって、その時間を費やすことによって、「コスト」が発生しています。
時間単価 1万円のエンジニアが、10人集まって、2時間の打ち合わせをすれば、それだけで 20万円ですね。毎週の定例だったりすれば、1ヶ月(4回)で 80万円です。

本当に会議を開催するに値する内容なのかどうか、前もって判断することで、無駄な時間もコストも掛けずにすみます。コスト感覚なく労働することは、他のメンバーに迷惑がかかります。コスト意識を持って、働きましょう。
そのために、その会議の目的を明確にして「なんのために、この会議を開催するのか」を参加メンバーに周知しましょう。

このように考えると、情報連携のためだけの会議を開催することって、バカらしいですよね。ただ、会議を開催せずに、メールなどで情報共有しても、見ない人や理解できない人も居ます。ですので、確実性をもってみんなに情報を理解してもらうために、会議を開催することは理由になります。理由になりますが、残念な感じがしますよね。ですから、情報共有の仕組みは、会議を開催せずに実行できる仕組みを作りましょう。そのための会議を開催する方が、将来を考えると良いのではないでしょうか。 ((みんなが読んで理解したら「みたよ!」ボタンを押すワークフローの仕組みとかね))

2.ゴール

GOALでは、その目的を達成するために、成さなければならないことはなんでしょうか。どこまで行ったら、終わりとするか、この会議のゴールを決めましょう。
ゴールの内容は、「依頼」だったり「報告」だったり「コンセンサスを得る」事だったり、会議の内容一つで、その内容は変わることでしょう。そして、そのゴールの内容は、参加するメンバーが理解できるように明確にする必要があります。

たとえば、「解決策が導きだされること」だけではなく、その解決策の「アクションプラン(TODO)が洗い出され、全ての項目に、いつまでに誰が、どこでどのように実施するか」まで、5W1Hが明確になるようにゴールを決めましょう。曖昧にしておくと、曖昧なまま「あれ、結局どうなったんだっけ…」と言うことになりかねません。誰が(who)、誰へ(whom)、何を(what)、どこで(where)、いつまでに(when)、どのようにして(how) まで落としましょう。

例えば、「7月2日に発生した障害について、お客様から、復旧までに時間がかかった理由を明確にして欲しいと依頼があった(why)」ことに対して対応する必要がある場合、この why が、会議の目的になります。
この場合、「サポートのIさんが(who)、お客様を担当しているBへ(whom)、障害分析の内容を(what)、メールで(where)、7月15日までに(when)、障害を解析する A….B….C… の方法のいずれかを選択して進めるかを決定する(how)」のようなゴールにすることもできるでしょう。

ゴール達成後に決定したアクションプランについても、同様に 5W1Hを明確にしましょう。
TODOの内容によっては、whom はなかったり、where はどこでも良かったりすることはあるでしょうが、これらが明確になるコトが望ましいです。

3.役割分担/メンバー

in charge of会議に参加するメンバーの役割を明確にします。
ファシリテータ、書記、アドバイザー、オブザーバー、など役割名はどうでもよくて、なんのためにその人が参加するのか、その役割を明確にします。
知恵を出してもらいたい人、最終的に決定を下して欲しい人、議事録を書いて欲しい人、など、その会議の目的を実現するために必要な人であることを、明確にしましょう。
相手に何を期待するかによって、その人も会議に参加する目的意識を持って、その役割をなし得ようとしてくれるでしょう。

あなたが、その人に期待していることは何か、よく考えて、本当に必要な人だけ会議に参加してもらうようにしましょう。

4.AGENDA/進行表

agenda大事なことです。「とりあえず 2時間、枠を取っておきました」ではなくて、その 2時間の中で、どのような流れで、どのくらいの時間枠で実施するかを決めます。
目標となる時間を決めないと、人はついつい、だらだらとやってしまいがちです。また、ファシリテータ側も時間の配分がうまくできずに、長くなってしまったりして、周りに迷惑をかけることになります。

そんなこと言われても、どのくらいかかるか分からないよ(´・ω・`)と言う方は、例えば、説明する資料の1ページ単位に時間を割り当てたり細かく分割してみてください。小さくなればなるほど、見積はたやすくなります。それを積み上げていけば良いのです。逆に小さく分割できない場合は、どのように会議を進行していくか自体を理解できていない、と言うことです。まずは細かく分解していってみましょう。自分が理解できていない部分が出てくることもあります。会議進行の事前レビューだとお考えくださいな。

ただ、実際にみなさんに提供する Agendaは、細分化されたものではなく、ある程度まとまった単位でお渡しくださいね。

例えばこんな感じにね。

  1. 10:00-10:05 本日の会議の目的を理解してもらう
  2. 10:05-10:20 今回の会議の背景とゴールを説明
  3. 10:20-10:40 今回の障害内容の説明
  4. 10:40-11:15 解決策の検討とディスカッション
  5. 11:15-11:30 解決策の決定
  6. 11:30-11:45 アクションプラント役割分担
  7. 11:45-11:50 クロージング

Let’s tryヽ(´ー`)ノぜひ、意義のある会議を開催して、仕事の効率化をはかってください。ね。

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