[ドキュメント管理] 文書のカテゴリー分類について

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突然ですけれども、あなたの “~/” や “My Documents” の下はどうなってますか?

「あ、たしか、あの文書が再利用できるな・・・・あれ・・・どこだ・・・」

みたいになってませんか?
Google Desktop があれば平気ですか? キーワードだけで探れますか?
ファイルにタグを割り当ててるから平気ですか?
あなたのその方法、本当にうまくいってますか?

いろんな方法数あれど、なんだかんだいって、最終的には階層化ディレクトリ I)フォルダ に勝るものはないというか、せめて階層化くらいはして管理しておきたいですよね。

さて、そんな感じで、やっぱり適当に階層化したディレクトリへファイルを配置するように決めておいたほうが、「これ、どこに置いておこう・・・」といったときに、定められたトコに保存できて便利ですよね。
ある lifehack に、テンポラリとなっている場所へ置いといて、週末などに振り分ける、というコトをやってのけている人がいますが、だいたい、後になってそんなことをする人はいつも綺麗に片付けています。
なので、「あ、保存しよう」と思ったときに配置する場所を決めておくことが望ましい、そう私は考えています。

構造化レイヤー

まず、そもそも、その階層化ですけれども何階層にして、どこの階層を何にするべきか、を決定しておくべきです。

まず、その階層化の深さを定めましょう。レイヤーを決める、と言うとかっこよく決まりますね。レイヤーと呼びましょう。

これについては、あえて参考文献を拾ってくるまでもなく、だいたいどこでも 3レイヤーが基本のようです。

[大分類]
[中分類]
[小分類]

各レイヤーについて、なにを配置すべきか、また、どのように分類するか。がキーポイントになります。

分類項目

先に申し上げておきますと、今回はこの分類項目を洗い出すところまでが、今回のネタの範囲です。
なぜなら、まだどうするべきか、自分の中に回答が出てきていないからです。だから、最初に回答をださずにココまで引っ張ってきました。ゴメンなさい。

さて、分類項目にはどのようなものがありますでしょうか。

文書管理自体を構造化すると良く分かる @KOKUYO

  1. 相手先別整理法
    B2B企業で顧客別に担当をもって動いている場合などには、お客様単位で整理するのが最も分かりやすく、マッチするでしょう。「北地区」→「山田産業」「高橋商事」などといった形で、誰が担当かも分かりやすいものです。
  2. 主題別整理法
    例えば人事部なら、「教育」という大分類に「新人研修」「中間管理職研修」といった中分類があるといったテーマ別の分類です。「春夏商品キャンペーン」など、毎年同じ時期にめぐってくる出来事などでもこの方法が扱いやすいでしょう。
  3. 形式別整理法
    「議事録」→「販売会議」「生産会議」「部長会議」など、実際に行われていること別に整理すれば、それぞれの持っている書式などが揃うので集めやすく、文書を生かしやすくなります。
  4. 一件別整理法
    プロジェクト型の仕事に最適な方法。仕事を受注案件ごとに分け、そのステップを中分類にして整理します。「店舗開発」→「城北プロジェクト」→「調査」「企画提案」「基本設計」といった流れに沿っているので、直接ノウハウ蓄積に役立ちます。
  5. 日付別整理法
    「給与」→「上期」→「4月」「5月」「6月」…と、日や月などの期間で追った方が良いタイプの情報はこの順序で。フレキシブルな出来事が多くて、日付の中に何が収納されているか分かりにくいタイプの情報は、この整理法に合わないことも。

行政文書の管理方策に関するガイドライン

行政文書ファイル」の設定方法の例としては、次のような方法(又はこれらを組み合わせた方法)が考えられる。

  1. 内容(主題)別
    行政文書に書かれている内容(主題)をとらえて、その内容(主題)ごとにまとめる方法(例:○○制度各国調査結果ファイル、○○審議会議事録ファイル等)
  2. 形式別
    行政文書の内容や相手方とは関係なく、その形式をとらえてまとめる方法(例:○○課例規ファイル、○○関係照会・回答ファイル等)
  3. 様式・標題別
    帳票類や伝票類のように、行政文書の様式・標題が定められている場合に、その標題をそのままファイル名称とし、まとめる方法(例:○○申請書ファイル、閲覧申出書ファイル、○○届書ファイル等)
  4. 案件(一件)別
    許認可の申請から処分まで、工事の計画から完了までの行政文書など、一つの案件に係る行政文書を順序立ててまとめる方法(例:○○許可(認可)一件ファイル、○○訴訟一件ファイル等)
  5. 相手方別
    行政文書に係る提供者、提出先等の相手方をとらえて、その相手方ごとにまとめる方法(例:法人台帳(特殊法人、事業者等)、国会提出・説明資料ファイル等)
  6. 時期別
    同種の内容の行政文書を一定の期間ごとにまとめる方法(例:○年○月相談案件ファイル、○年○月支払書ファイル等)

その他、私がこれまでに使ったことがある方法

  1. 時間軸・フェーズによる分類
    時間軸というのは、何月何日、というディレクトリで示す方法です。「超」整理法と連携しています。作成したドキュメントは
    “yyyymmdd” のディレクトリに保管されます。この中のドキュメントが更新されると、ディレクトリの日付も更新されたりすれば、使った書類が最上位に来る、と言う方法もとれます。
  2. フェーズ
    弊社では、フェーズ毎に仕事を割り当てられるケースがあったりしますので、時間軸をもうすこし大きいグループの単位にしたものです。今、自分のいるフェーズが認識できれば、どこのフェーズの文書を再利用できるか、どこに保管するかがすぐに分かります。
    「設計」「構築」などのフェージングが基本でしょう。
  3. 分野ごとによる分類
  4. 役割ごとによる分類
  5. プロジェクトのよる分類
  6. 重要度による分類

まずは洗い出しまでです。待て、次回。 II)あるのかどうかは知りません

References   [ + ]

I. フォルダ
II. あるのかどうかは知りません

2 Replies to “[ドキュメント管理] 文書のカテゴリー分類について”

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