[ドキュメント管理] 文書のカテゴリー分類の結論

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以前、洗い出すだけ洗い出して結論を放置した「[ドキュメント管理] 文書のカテゴリー分類について」について、結論が出たのでここに報告します。 I)あくまでも、私の中で

結論 : [相手] >> [プロジェクト] >> [フェーズ]

この法則は、PC のディレクトリ構成もしかりですが、Evernote のカテゴリーにも当てはまるのでは無いかと考えています。
また、実際に運用してみるとわかるのですが、中項目(プロジェクト)と小項目(フェーズ) は逆のほうが使いやすい方が多いと感じています。私個人の場合、一つのプロジェクトの中でうろうろするケースが多いので、プロジェクトを中項目にするよう採用しました。
再利用の観点からかんがえた場合に、この中項目・小項目は逆転した方が使いやすいケースもありますので、そちらはみなさまで判断なさってくださいまし。

前回の blog の内容で言うと、文書管理自体を構造化すると良く分かる @KOKUYO から次の2つを採用し、最後の「フェーズ」については、私が会社のフローから思いついて作成した流れです。

  1. 相手先別整理法
  2. 一件別整理法

各項目について

相手
仕事上の分類でいけば「お客様名」を指定することになります。「A社」「B金融」「C証券」などです。「様」「(株)」などは排除したほうがいいでしょう。日本語フォルダ名が嫌な人は、もちろん英語でも構いません。
ちなみに、私の命名規則は「xxx-YYYY」とする予定です II)現在、移行中 。xxx = 省略名称などの英語名。YYYY = 日本語正式名称。です。
たとえば、某巨人起業なら 「ibm-日本アイ・ビー・エム」となります。先頭が英名だと、ファイラでの移動や検索が簡単だからです。

例外ケースとして、次の 2点を考えています。

  1. ある特定のお客様に関連しない場合。たとえば、研修だったり、一般業務だったり。
  2. 自分の家、家族に関わることだった場合

1) のケースであれば、そのまま「研修」「一般」などを採用することで対応しました。その代わり、中項目が「研修コース名」や「業務内容」などに変わることになりますが、それも大括りでいけば、ある意味一つの「プロジェクト」のようなものです。したがって、そんなに大きく踏み外すことは無いと考えています。
2) のケースは、ずばり「自宅」「家庭」といったものを割り当てました。家で使う場合は、大項目はこれ一つになるんじゃないの・・・? という危惧があるかも知れませんが、たとえば、幹事や勉強会などと言ったケースでは、対象の人、あるいは団体が「相手」に成り代わります。

プロジェクト
私のような仕事をしている場合、プロジェクト単位での活動になることがほとんど確実です。また、事務業務の方でも、業務の分類をプロジェクトとみなすことで、同等のカテゴリーを作ることができるのではないでしょうか。
命名規則は、そのままプロジェクト名を採用しています。ただし、毎年繰り返しになるようなプロジェクト(業務) については、「YYYY-プロジェクト名」YYYY = 年 (たとえば 2011-人事) とすることで繰り返しの利用についても対応可能と考えられます。
フェーズ
プロジェクトのフェーズといったものは、大筋、決まっています。大ざっぱに一般的な括りで言うと「要件定義」「設計」「開発」・・・などです。このくくりをそのまま採用します。基本的にフェーズ単位での仕事が多いので、後々に見返す場合にも、自分が今欲しいフェーズがドコにある、というのがわかりますし、自分が今、どのフェーズで仕事をしているのか、も通常はわかり得る範囲ですので、資料を保管する場合も悩む必要がありません。
命名規則ですが、弊社では各フェーズ名が英語名になっていますので、そのまま採用しています。もし、先のように「要件定義」などをそのまま利用する場合には、「xxxx-YYYY」 xxxx = フェーズの短縮名、YYYY = フェーズの日本語名、とすると良いのではないでしょうか。
たとえば、要件定義では 「 RD-要件定義 」 とします。 III)RD = Requirements Definition

さて、この小項目での例外として、次の 2つのケースを準備しています。

  1. 参考資料 : そのフェーズで参考にした資料など
  2. 受信物 : お客様などから受け取った資料など

これらもフェーズ毎に割り振りは可能ですが、後々に参考する場合を鑑みた場合に、ここに割り当てておいた方が参照しやすいという経験から別に分離しました。
他に、プロジェクト管理系の WBS やスケジュールなども、一つ作った方が良いのでは無いかと考えました。ですが、各フェーズ毎に利用形態が異なったり、フェーズ毎に詳細度が異なったりするので、管理系のものもフェーズ毎に分類して保管するようにしています。管理系の資料については、PM やスペシャリストなどの立場によって利用するケースが異なると考えていますので、専用のフォルダを作成しても構わないでしょう。

みなさま全てに採用価値があるとは限りませんが、ご参考になさってくださいませ。

References   [ + ]

I. あくまでも、私の中で
II. 現在、移行中
III. RD = Requirements Definition

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