[GTD] 忘れない・〆切を過ぎない TODO管理 [マニャーナの法則] [ポモドーロ・テクニック]

今日、「oshiire*BLOG | The oshiire has been full of love since 1999」も「twitter @sho7650」も「facebook」も見ていない営業の女の娘から「なんで、しょっさんはいつも TODOを忘れずに、〆切に間に合うように処理できるんですか、どうやってるんですか」って言われたので、見ていないのを分かっていながら、ここに概要を記しておきます。

Next Action

はい、嫌がらせみたいなもんですが、きっとそのうち、ここにたどり着くことでしょう。その時は、どうも、こんにちは。

TODO管理の基本

ということで、わたしの TODO管理の基本は、「Getting Things Done – Wikipedia」です。まず、この概念を理解していただいてから、読み進めていくと話が早いです。

GTD の概念を知ったのは、多分 2006年で、2007年に入って、アレンの GTD本を買って、即、実践に移してました。2008年に追記された「整理術」も発売直後に購入して、わたしの血となり肉となったのです。

タスクの管理を GTDベースにして、実際に TODOのタスクをいつ実行するか、「マニャーナの法則 | oshiire*BLOG」を使い、どうやって実行するかは「HOME -The Pomodoro Technique®」を使っています。

Getting Things Done

とりあえず、GTD をベースにしていますが、やっていることは限定的です。全てをやろうとはせずに、できるようになったことだけを続けてます。あれもこれもとか言うと、どれも実現できないので、できること、できたことを継続していきます。

しばらく経ってから、もう一度 GTD のやり方を見直すと、新たな発見があって、また新しいことを続けることができたりするので、 Yearly Review に 「GTD本を読み返す」とか入れておくのも一興です。



んでやっていることと言えば、次の2つが基本です。

  • すべてを吐き出す
  • 定期的なレビュー

とにかく、思いついたことは、すぐに GTDのシステムへ入力できるようにしてます。なので、いつでも、どこでもタスクを入力できるような状況下に身を置くか、どのような過酷な場所でも、入力用の道具を離さないことが重要なのです( ゚д゚ )クワッ!!

それと、定期的なレビューが重要です。

あたしは、毎週土曜日か日曜日に、スタバでどや顔でMacbook Air広げながら、週次レビューやってます。その時に、タスク一覧や、1週間を振り返りながら、ばしばしタスクを追加していったり、ズレた計画を元に戻したり、翌週の予定を立てたり、などなどやってます。完全に GTDに沿っているかというと、多分、それほどでもないですが、とにかくやります。やることが重要です。やった気になって満足するだけでも価値があります。

とにかく、頭の中にあることは全て吐き出します。それを受け入れてくれるキャパをもつシステムのみが、GTD のシステムとしてふさわしいです。

マニャーナの法則

2008年の、自己啓発にはまりまくったきっかけは、GTD廻りでしたけれども、そのころ、タスクの実行精度のひっくさに嫌気を刺して読んだのが「マニャーナの法則」でした。
そのときの読書カード「マニャーナの法則 | oshiire*BLOG」に内容は書いてあるので、ちょい詳しくはそちらでどうぞ。



ここで意識しているものは次の3つです。

  • ファースト・タスク
  • 少しずつ頻繁
  • 突発の仕事を減らす

まず、とにかく重要なタスクを「ファーストタスク」として、朝一番に実行するようにします。そして、とっかかりとして「まず 5分だけでも…」と、とにかく手をつけます。手をつけさえすれば、だいたい何とかなるんです。んで、それでも手につかないものは、タスク自体がおおきすぎるので、小さく分解します。「家を建てる」という荘厳なタスクも、分解して小さくしていけば「釘を打つ」まで小さくなるので、それなら手をつけられますもんね。

ポモドーロ・テクニック

最後に、そのタスクの実行管理をどうするか、どこまで細分化するべきか、については「HOME -The Pomodoro Technique®」–> ポモドーロ・テクニックを使っています。昔はちゃんとタイマーをつけて計測してましたが、最近はそこまでやらなくても、身体がだいたい覚えて老いてくれるので、感覚に身を委ねてます。元々のテクニックとしては、25分実行し、5分休憩を何度か繰り返して、50分実行、10分休憩がたまに入ってくる、なんてのが基本だったと記憶してます。ただ、わたしの場合は、15分単位や 45分単位をよく使います。タスクのサイズによって、その時間を変えています。

それと、まずポモドーロ・テクニックを使う前提として、タスクがそこまで細分化されていることが重要で、上の「マニャーナの法則」とあわせて、タスクの細分化は先の重要事項となってます。





HOME -The Pomodoro Technique®


DO MORE AND HAVE FUN WITH TIME MANAGEMENT

なんてことを 2012年頃にまとめたのは「[終わらない] TODO はどうやって実行するか [やめられない] | oshiire*BLOG」ですね。こちらも参考にどうぞ。

タスク管理システム

これらを実行するシステムですが、今は「OmniFocus」のみです。と言いたいところですが、もう一つ、会社のメールも使っています。

OmniFocus

Mac + iPhone ユーザにしかお勧めできませんが、先の「GTD」を正しく実行するには、これを使わざるをえないとしか言いようがないです。最初っからGTDを想定してシステムが作られているだけあって、必要なフォルダもできあがっているし、週次のレビューもこれだけで実現できるし、iPhone からはちゃんと通知が来るし。

まず、自分が作ったタスク管理のシステムにおいて、それをどうやって実現するか、実現できるのか、正しく向き合って正しく選択することが重要です。ここに至るまでに数年かかっていますが、それくらい時間を掛けながら、いろいろなものを使って選択していければ良いと思うのです。

ちなみに、ここまでにどう流れたどり着いたかというと「ほぼ日手帳」→「Remember The Milk」→「Things」→「Toodledo」→「OmniFocus」という大まかな流れです。最近まで、ToodledoOmniFocus を併用していたんですけれどもね。





OmniFocus – The Omni Group


OmniFocus is an incredible task management platform for Mac, iPad, and iPhone.

Develop and fine-tune a system in OmniFocus to keep life and work in balance, stay on top of projects and goals, accomplish them faster, and play a little bit more. You’ll want to live here.



OmniFocus 2
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス


OmniFocus 2 for iPhone
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス


OmniFocus 2 for iPad
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス

Mail

とは言え、仕事中にひっきりなしにやってくる依頼のメールをいちいち OmniFocus に入れていては時間の無駄だし、美しくないです。メールを転送して、OmniFocus へ登録するような方法もありますけれども、メール自体を社外に送ることでコンプライアンスの問題になってもバカらしいので、致し方なく、仕事用のメールはそこの中だけで完結するようにしています。

やり方は簡単、inbox は GTD の inbox 同様、何でもかんでも受け入れるところです。そして、次のようにメールのフォルダを作っています。

  1. Next Action(s)
  2. Someday/Maybe
  3. Wait for
  4. Later
  5. Done

GTD に基本的に従ってるのですが、見慣れないのが 「4. Later」です。まず、メールは全てを inbox に入れておくというようなやり方は取っ払って、メールの To: や CC: Subject: 、あるものに至っては body まで確認して、自動的に振り分けるようにしています。それで、まずタスクとして実行可能な要素を持っているもののみ、inbox へ入るようにしています。多分、自分あてではないもの、後回しにして良いモノを自動的に「Later」へ入れるようにして、時間があるときに目を通してます。

流れとしては次のようになります。

  1. inbox の内容を確認し、タスクとしてすぐに実行が必要であれば、すぐに実行して Done に放り込むか、時間が必要そうであれば、 Next Action(s) へ放り込みます。
  2. すぐに実行しなくても良かったり、情報源や、そのうちやろうなんてものは Someday/Maybe へ入れておきます。
  3. 実行待ちになっているものだったら Wait for へ入れます。
  4. たまに Wait forLater を確認して、返事が遅いものへの督促や、完了しているもの、見る必要のないものは Done へ放り込みます。
  5. 日がな一日、これを繰り返す

メールの時間と、メールを見ずに実行予定のタスクだけを処理する時間を明確にわけて実行しています。また、人がいると仕事が降りかかってくるので、プロジェクトに関係のない人しか居ないサテライトオフィスや、会議室を利用しながら引きこもって仕事をしたりなんてこともしてます。

さぁ、後は実行あるのみです。さぁどうぞ。

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